Comment faciliter la prise de décision en réunion ?
Les réunions : une ressource qui, utilisée à bon escient, peut être un tremplin très efficace pour partager, échanger et donc accélérer la mise en place de projet, la bonne information de chacun et l’intégration de chaque partie prenante dans la mission. Mais, à l’heure où l’on entend parfois parler de “réunionite”, mieux vaut être avisé pour préparer au mieux ces échanges et donc en faire de véritables leviers de réussite. Retour sur les éléments essentiels à adopter pour faciliter et accélérer la prise de décision en réunion.
Toute réunion doit commencer avec la définition d’un objectif
Afin de rendre une réunion la plus claire et efficace possible, définissez en amont son objectif et la finalité attendue. Est-ce de présenter un nouveau projet ? De recueillir des idées pour un nouveau produit ? D’établir un budget ou un rétroplanning ? Cela vous donnera un fil rouge qui guidera vos échanges et empêchera trop de digressions. Par ailleurs, une fois cet objectif en tête, peut être réaliserez-vous qu’un simple mail suffit pour transmettre les informations !
Une fois votre objectif déterminé, partagez-le aux participants en introduction de la réunion. Communiquez sur les attentes de cette réunion et sur ce qui la rendra efficace et réussie. Ainsi, déterminer le ou les buts précis de cette rencontre permettra à toute l’assemblée d’avancer ensemble. Il est également pratique de clarifier le mode de décision au début : la décision peut être prise à la majorité ou par consensus. S’il y a une personne décisionnaire, cette dernière se doit d’être présente. Cela motivera tous les participants à donner leur avis, à contribuer et à argumenter leurs idées quant à la décision qu’ils jugent la meilleure.
Les techniques et outils efficaces pour faciliter une prise de décision en réunion
- Le brainstorming
Pour faire travailler la créativité et la spontanéité des participants, collectez toutes les idées et les avis lors d’une session de brainstorming. Insistez sur le caractère créatif de l’exercice : l’objectif est de recueillir toutes les propositions qui viennent en tête, sans filtre, pour ensuite procéder à un tri. Pour cela, demandez aux participants de rester objectif, sans juger ou critiquer l’avis des autres. L’animateur de la réunion pourra aussi encourager les personnes autour de la table à rebondir aux différentes idées. L’accumulation d’idées vous permettra de collecter des solutions a priori innovantes.
- Le questionnaire
La collecte d’avis individuels est également une technique intéressante, les participants n’étant pas influencés entre eux. Vous pourrez ainsi préparer un questionnaire anonyme avant la réunion, afin de la commencer en ayant déjà des données en main sur lesquels vous pourrez débattre tous ensemble. Présentez les idées et suggestions collectées (sans forcément de qui elles viennent) et demandez les opinions à l’assemblée.
- Le combo tableau blanc/post-it
Accompagner la réunion d’outils visuels peut aider l’animateur et les participants à visualiser les obstacles, les propositions ou les idées plus clairement. Sur un tableau blanc, chaque participant peut ajouter un post it avec une nouvelle idée, ou coller un post it près de la décision à laquelle il adhère. L’étape suivante consiste ensuite à réunir les propositions similaires et les classer pour en faire des catégories qui permettront d’avoir une vision plus globale.
- La matrice de prise de décision
Cet outil permet de hiérarchiser les propositions afin de se tourner vers la meilleure décision. Sous la forme d’un simple tableau, placez les options en lignes et les critères en colonne, tout en mentionnant leur importance. Vous pourrez ainsi évaluer, de façon visuelle, quelle option remporte le plus de sollicitations et semble être la meilleure à choisir. Une solution qui peut faciliter la prise de décision à la majorité.
- L’arbre de décision
Cet autre outil pratique permet de prendre une décision quand plusieurs alternatives s’offrent à vous. Très graphique, il permet à tous de visualiser clairement les options qui mènent à chaque finalité. Schématiquement, chaque extrémité de l’arbre représente une décision potentielle que vous pourrez ainsi comparer avec les autres options.
Lors d’une prise de décision commune, la cohésion d’équipe est indispensable au bon déroulement de la réunion. Si cela peut vous aider à aller plus vite, pensez à identifier une personne pour chaque étape de la prise de décision en lui attribuant un rôle précis !
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